Autorizzazione delle fatture fornitore

Può capitare, soprattutto nelle grandi aziende, che il processo di verifica ed autorizzazione delle fatture fornitore richieda un tempo non trascurabile, dedicato alla verifica dei progetti in corso, dei contratti fornitore attivi, etc.

L’applicativo fornisce un modulo opzionale che permette di registrare alcune fatture con riserva di approvazione, ovvero di inserirle immediatamente in contabilità, lasciandole però in attesa di essere ammesse al processo di gestione delle scadenze e dei pagamenti.

Come impostare le preferenze

Per attivare il modulo di autorizzazione delle fatture fornitore, si deve per prima cosa indicare nelle preferenze della contabilità generale nel tab Contabilità - Abbuoni, Spese e Pagamenti - Fornitori come si vuole che vengano considerate di default tutte le fatture ricevute:

  • Da Autorizzare di default se si vuole che di default non vengano autorizzate
  • Autorizzate di default se si vuole che di default vengano autorizzate
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La stessa preferenza si può attribuire anche al fornitore, all’interno della sua Anagrafica , in maniera tale che tutte le fatture ricevute da quel fornitore siano o meno autorizzate di default (per esempio le fatture relative alle utenze vengono generalmente autorizzate senza controlli troppo approfonditi).

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Come mettere una fattura in attesa di autorizzazione

In fase di registrazione della fattura, prima di confermare la bozza, verificare che il campo In attesa di autorizzazione :

  • sia spuntato se si vuole mettere la fattura in attesa di autorizzazione (lo si trova già spuntato se nelle preferenze si è impostato Da Autorizzare di default)
  • NON sia spuntato se si vuole che la fattura sia autorizzata (lo si trova già NON spuntato se nelle preferenze si è impostato Autorizzate di default)
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Le fatture che sono in attesa di autorizzazione vengono opportunamente segnalate nella pagina di Gestione delle Scadenze tra le Scadenze Passive e Bloccate, nella section dedicata Fatture da Autorizzare

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Come vengono gestite le fatture in attesa di autorizzazione

Le fatture non ancora autorizzate non vengono rese disponibili al pagamento, in nessuna delle pagine dedicate. Vediamo come viene recepita la non autorizzazione della fattura dell’esempio (fattura di Fastweb del 01/12/2020).

  • Nella Pagina delle Operazioni, quando si vuole inserire un Pagamento a fornitore usando l’apposito modello di scrittura: la scadenza della fattura non autorizzata compare in grigio chiaro nell’elenco delle scadenze, e non è selezionabile per il pareggio
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  • Nella Pagina delle Operazioni, quando si vuole effettuare Pagamenti multipli ai fornitori: la scadenza della fattura non autorizzata non compare nell’elenco delle scadenze selezionabili per il pagamento multiplo
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  • Nella pagina delle Disposizioni, quando si vuole creare una Disposizione di bonifico : la scadenza della fattura non autorizzata non compare nell’elenco delle scadenze selezionabili per la creazione della disposizione:
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  • Nella pagina Approvazione pagamenti quando si vuole Approvare le scadenze da pagare: la scadenza della fattura non autorizzata non compare nell’elenco delle scadenze selezionabili per l’approvazione
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Come autorizzare le fatture in attesa di autorizzazione

Nella pagina Autorizzazione pagamenti fatture, sono elencate tutte le fatture che sono in attesa di autorizzazione, ed il loro totale a fondo pagina.

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Cliccando sulla fattura di interesse è possibile visualizzare la fattura elettronica ed autorizzarla usando il bottone in alto a destra Autorizza.

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Da questo momento in poi la fattura viene trattata come le altre fatture fornitore, ovvero viene visualizzata in Scadenzario tra le fatture passive non bloccate, e diventa disponibile in tutte le pagine di gestione dei pagamenti (Operazioni, Disposizioni e Approvazione Pagamenti).