Modelli di scrittura

Come personalizzare i modelli per le operazioni di scrittura contabile

Dalla pagina Operazioni è possibile inserire le registrazioni contabili di:

• fatture e note credito emesse e ricevute

• incassi e pagamenti

• versamenti F24

• retribuzioni dei dipendenti

• commissioni, competenze e oneri bancari

• prelievi, versamenti e giroconti

• ecc.

Queste operazioni sono piuttosto ripetitive nella quotidianità aziendale, per questo in Erpy è già stata predefinita la maggior parte dei modelli di scrittura tra i più comuni ed utilizzati, che ne determinano le regole, gli automatismi, i campi richiesti e la generazione in cascata di altre scritture collegate. I modelli permettono quindi di definire delle linee guida cosìcchè l’operatore che effettua le registrazioni può anche non essere un contabile esperto, in quanto una volta scelto il modello scrittura che intende registrare, gli verranno chiesti solo i campi necessari, limitatamente agli opportuni conti e con determinati valori prefissati. Esattamente come se prendesse un modulo parzialmente precompilato da completare. Tale compilazione darà quindi luogo a registrazioni contabili e fiscali automatiche, coerenti e verificate.

Un utente esperto potrà creare nuovi modelli o modificarli per adeguarli alle proprie esigenze e velocizzare le registrazioni di eventuali scritture ricorrenti per la contabilità della specifica azienda.

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La gerarchia dei modelli di scrittura

Nella pagina modelli sono elencati i diversi modelli di scrittura disponibili, suddivisi in tre macrocategorie: Generale , Clienti e Fornitori ; ognuna a sua volta organizzata in diverse sottocategorie. Questa stessa gerarchia viene riproposta nel momento in cui si effettua la registrazione di un’operazione, facilitando la scelta del modello da utilizzare.

La gerarchia così proposta può essere ulteriormente personalizzata, possono cioè essere modificate o anche aggiunte delle voci. In quest’ultimo caso è necessario posizionarsi sulla categoria per cui si vuole aggiungere una categoria “figlia” e sbloccare il lucchetto in alto a destra; quindi cliccare il «+» che compare nella barra del percorso in alto e dopo aver compilato il campo descrizione e salvato, sarà possibile aggiungere i modelli alla categoria appena creata.

Come creare o modificare i modelli di scrittura

Per creare un modello di scrittura o modificarne uno esistente, è necessario posizionarsi nel ramo della gerarchia di interesse e sbloccare il lucchetto in alto a destra.

Sarà possibile a questo punto:

• aggiungere un nuovo modello cliccando sul tasto «+» a destra in corrispondeza della griglia Modelli scrittura

• visualizzare uno dei modelli contenuti nella categoria, facendo doppio click sul nome del modello, per modificarlo o duplicarlo. Se infatti volessimo inserire un nuovo modello che si differenzia di poco da uno già esistente, può essere conveniente duplicarlo e poi applicare al duplicato le poche necessarie modifiche, piuttosto che inserirne uno nuovo partendo da campi tutti vuoti.

Modelli di scrittura di contabilità generale

Rientrano nella macrocategoria dei modelli di scrittura generale la maggior parte delle operazioni che riguardano variazioni finanziarie ed economiche in cui l’azienda interagisce con altri attori, che non sono principalmente clienti e fornitori, ma banche, dipendenti, erario, ecc., e tutte quelle operazioni automatiche per la chiusura e la riapertura dell’esercizio.

Nel definire un nuovo modello di scrittura di contabilità generale va per prima cosa compilato il campo descrizione, che sarà il nome con cui il modello verrà identificato nella lista dei modelli disponibili quando si andrà a registrare una nuova operazione. E” da spuntare la voce storno automatico se il modello deve generare le scritture di Ratei e Risconti.

Successivamente, nell’apposita griglia, vanno compilati per ogni contropartita i seguenti campi:

• i conti ammessi sono i conti contabili che verranno movimentati dalle scritture associate alla registrazione dell’operazione che utilizza quel modello. Essi vanno scelti:

  • spuntando una o più voci di interesse dalla gerarchia del piano dei conti , che comparirà selezionando la freccia a destra del campo

  

  • oppure dalla palette a destra sempre ripercorrendo il piano dei conti e poi trascinando il conto di interesse e specificando il segno e la causale di quest’ultimo

  

• le Categorie conti (se precedentemente configurate), si possono inserire in alternativa ai conti. Esse altro non sono che un raggruppamento omogeneo di conti

Suggerimento

Se nel modello viene indicato un solo conto, al momento della registrazione dell’operazione il campo corrispondente conto verrà mostrato in scrittura direttamente e si dovrà compilare solo l’importo, se vengono indicati più conti oppure una categoria, verrà invece proposto un menù a tendina contenente tutti quei conti o i conti appartenenti a quella categoria.

• la sezione va indicata in alternativa ai conti ammessi e categorie conti, e solo per quei modelli in cui si vuole che la registrazione dell’operazione, oltre alle scritture contabili, generi automaticamente anche i pareggi con i documenti di acquisto (selezionando fornitori) e/o i documenti di vendita (selezionando clienti). Un esempio di questa tipologia è la compensazione cliente fornitore .

• il segno indica se gli importi saranno in Dare o Avere

• la causale è la descrittiva per ciascuna scrittura contabile

Modelli di scrittura di partitario

I modelli di scrittura di partitario (Clienti e Fornitori), si suddividono fondamentalmente in due tipologie:

• la registrazione dei documenti emessi e ricevuti, che hanno una struttura completamente diversa rispetto ai modelli precedenti poichè hanno meno parametri da specificare e minor spazio di manovra nella loro personalizzazione

• la registrazione dell’incasso o del pagamento, per i quali inoltre vanno specificati nella griglia A Mezzo tutti i possibili conti con i quali può avvenire il saldo

Vediamo di seguito un esempio di modello di scrittura di un documento, in particolare della Fattura emessa

In generale non vanno specificati i conti delle scritture, poichè in parte sono dettati dalla natura dell’operazione (saranno coinvolti a seconda del modello il conto clienti o il conto fornitori) e nella restante parte sono dettati dalla struttura dell’operazione e da come essa viene compilata nel momento della registrazione (all’emissione della fattura per esempio le scritture contabili saranno effettuate sui conti ricavi relativi alle voci fatturate).

Saranno invece da indicare:

• la descrizione ovvero il nome identificativo del modello nella lista proposta alla pagina operazione

• la causale contabile descrittiva della scrittura

• un tipo documento generalmente associato a questo tipo di operazione

• il protocollo eventualmente utilizzato per la numerazione dell’operazione corrispondente

• il non soggetto reverse charge se spuntando non applica gli automatismi di autofattura o integrazione del reverse charge

Come anticipato tra i modelli di partitario fanno eccezione le sottocategorie Incassi e Pagamenti, per i quali bisogna specificare il mezzo.

I conti possono essere aggiunti all’elenco premendo il bottone + , e specificando

• il conto di contabilità: è il conto utilizzato come mezzo per l’incasso/pagamento

• il conto spese: è il conto su cui verranno scritte le spese di incasso/pagamento

• gli oneri interbancari: è il conto su cui verranno scritte le commissioni interbancarie relative all’incasso/pagamento

• la causale spese : è la descrizione contabile del movimento di scrittura delle spese bancarie

• il documento abituale: è il tipo documento associato all’incasso/pagamento

I conti (conto, conto spese e oneri interbancari) vanno selezionati dal piano dei conti: iniziando a scrivere nel campo vuoto una parte del nome del conto (come da immagine sopra), verranno visualizzati i conti il cui nome è compatibile con quanto digitato. In alternativa si può utilizzare la palette a destra (come mostrato di seguito).