Invio automatizzato delle notifiche

Come si configura l’invio automatizzato delle notifiche

Di seguito elenchiamo i passaggi da seguire per attivare l’invio automatizzato delle sole notifiche di scarto, mancata consegna e ricevuta consegna dei documenti:

Suggerimento

L’invio delle e-mail di notifica funzionerà solo per gli esiti e i tre modelli preimpostati. Inoltre sarà necessario aver preventivamente attivato e compilato la sezione Notifiche delle Preferenze della fatturazione elettronica .

Personalizzazione dei modelli delle email

I tre modelli delle email:

  • Notifica di scarto
  • Mancata consegna
  • Ricevuta consegna

sono preimpostati da sistema e devono essere personalizzati con il testo dell’email dalla pagina Notifiche cliccando il bottone Nuovo modello (il terzo da destra)

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Vediamo la personalizzazione del modello di email in caso di notifica di mancata consegna:

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Una volta all’interno della schermata di inserimento di un nuovo modello, questi sono i passaggi da seguire per la personalizzazione del testo dell’email:

  • cliccare sul bottone con il simbolo della cartella in alto a destra e selezionare il modello che si vuole modificare
  • cliccare sul bottone Modifica
  • scrivere il testo dell’email avendo accortezza di utilizzare i campi variabili messi a disposizione per le parti non fisse del testo
  • salvare

Se si vuole allegare alla email la copia di cortesia del documento (non valida ai fini fiscali), cliccare il bottone Metadata ed in basso a sinistra selezionare la variabile filepath dalla tabella fattura, quindi andare di nuovo in modifica e digitare $fattura_filepath in corrispondenza della voce Allegati

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Configurazione dell’account e programmazione dell’invio delle email

Dalla pagina account è possibile configurare l’account di posta e la programmazione dell’invio delle email

Per inserire un nuovo account cliccare sul + in alto e destra e compilare nella scheda Input il campo Account name con una descrizione e nella scheda Output tutti i dati relativi al server di posta

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Per programmare l’invio delle notifiche dal bottone ingranaggio selezionare Send emails e dalla nuova finestra cliccare sul bottone Programma, quindi aggiungere una nuova schedulazione

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Esclusione dall’invio o inserimento di molteplici destinatari

Dall” archivio clienti spuntando la voce Non inviare email presente nel tab Fatturazione è possibile escludere il cliente dall’invio delle notifiche

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Inoltre nel campo Email fatt. viene mostrata l’email di default (se è stato compilato il campo email principale dell” anagrafica ), che può essere modificata oppure vi si possono inserire più destinatari separati dalla virgola.

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Invio di un’email di prova

Per verificare che i modelli delle email e la configurazione dell’account siano corretti è possibile effettuare delle prove.

Dalla pagina dell’Account compilare il campo Debug address con l’indirizzo email di test a cui si vogliono spedire le email.

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Dalla pagina Notifiche selezionare almeno un esempio per ognuna delle tre tipologie di notifica (scarto, mancata e ricevuta consegna), e dal simbolo dell’ingranaggio selezioanre la voce Crea email notifica

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I messaggi verranno messi in coda alla pagina Messaggi nella sezione Output (in uscita) e Ready to send