Invio automatizzato delle notifiche

Come si configura l’invio automatizzato delle notifiche

Di seguito elenchiamo i passaggi da seguire per attivare l’invio automatizzato delle sole notifiche di scarto, mancata consegna e ricevuta consegna dei documenti:

Suggerimento

L’invio delle e-mail di notifica funzionerà solo per gli esiti e i tre modelli preimpostati. Inoltre sarà necessario aver preventivamente attivato e compilato la sezione Notifiche delle Preferenze della fatturazione elettronica .

Personalizzazione dei modelli delle email

I tre modelli delle email:

  • Notifica di scarto

  • Mancata consegna

  • Ricevuta consegna

sono preimpostati da sistema e devono essere personalizzati con il testo dell’email dalla pagina Notifiche cliccando il bottone Nuovo modello (il terzo da destra)

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Vediamo la personalizzazione del modello di email in caso di notifica di mancata consegna:

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Una volta all’interno della schermata di inserimento di un nuovo modello, questi sono i passaggi da seguire per la personalizzazione del testo dell’email:

  • cliccare sul bottone con il simbolo della cartella in alto a destra e selezionare il modello che si vuole modificare

  • cliccare sul bottone Modifica

  • scrivere il testo dell’email avendo accortezza di utilizzare i campi variabili messi a disposizione per le parti non fisse del testo

  • salvare

Se si vuole allegare alla email la copia di cortesia del documento (non valida ai fini fiscali) verificare di aver spuntato la voce Includi allegti fattura nella sezione Notifiche delle Preferenze della fatturazione elettronica .

Configurazione dell’account e programmazione dell’invio delle email

Dalla pagina account è possibile configurare l’account di posta e la programmazione dell’invio delle email

Per inserire un nuovo account cliccare sul + in alto e destra e compilare nella scheda Input il campo Account name con una descrizione e nella scheda Output tutti i dati relativi al server di posta

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Per programmare l’invio delle notifiche dal bottone ingranaggio selezionare Send emails e dalla nuova finestra cliccare sul bottone Programma, quindi aggiungere una nuova schedulazione

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Esclusione dall’invio o inserimento di molteplici destinatari

Dall” archivio clienti spuntando la voce Non inviare email presente nel tab Fatturazione è possibile escludere il cliente dall’invio delle notifiche

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Inoltre nel campo Email fatt. viene mostrata l’email di default (se è stato compilato il campo email principale dell” anagrafica ), che può essere modificata oppure vi si possono inserire più destinatari separati dalla virgola.

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Invio di un’email di prova

Per verificare che i modelli delle email e la configurazione dell’account siano corretti è possibile effettuare delle prove.

Dalla pagina dell’Account compilare il campo Debug address con l’indirizzo email di test a cui si vogliono spedire le email.

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Dalla pagina Notifiche selezionare almeno un esempio per ognuna delle tre tipologie di notifica (scarto, mancata e ricevuta consegna), e dal simbolo dell’ingranaggio selezioanre la voce Crea email notifica

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I messaggi verranno messi in coda alla pagina Messaggi nella sezione Output (in uscita) e Ready to send