Gestione della fattura d’acconto

La fattura di acconto è una fattura che attesta un pagamento parziale da parte del cliente, precedente alla consegna di un bene o all’effettuazione di un servizio.

Contabilmente, l’importo corrisposto a titolo di acconto non rappresenta un ricavo, ma un debito verso il cliente e come tale dovrà essere contabilizzato; tale debito verrà «girocontato» a ricavo solo al completamento della fornitura, quando verrà emessa la fattura di saldo. Questo punto diventa particolarmente importante nel caso in cui tra l’acconto e la fattura di saldo vi sia un cambio di esercizio.

Erpy Fatt consente di emettere fatture di acconto e di dedurre, del tutto o in parte, l’acconto fatturato dalle successive fatture di saldo.

Suggerimento

Questa pagina di documentazione si rivolge esclusivamente a chi utilizza il pacchetto Erpy Fatt : grazie ad esso le fatture e le note di credito inserite generano automaticamente e contestualmente le scritture in contabilità. Se nell’applicativo è presente solo il pacchetto Erpy Coge è necessario gestire la fattura d’acconto come una comune Fattura a cliente direttamente in contabilità.

Prerequisiti

Per poter gestire correttamente le fatture di acconto è necessario:

• configurare correttamente il tipo fattura Fattura d'acconto con il flag a Documento acconto

• configurare una voce di fatturazione (es. Acconto) associata ad un tipo vendita opportunamente predefinito (es Acconto Cliente), che abbia come conto di riferimento un conto di debito dello Stato Patrimoniale (es. Clienti Anticipi).

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Come emettere una fattura d’acconto

La fattura d’acconto va inserita manualmente dalla pagina Fattura, come documento del tipo Fattura acconto.

Per la procedura completa rimandiamo alla fattura da inserimento manuale poichè non ci sono differenze sostanziali rispetto ad una normale fattura a cliente.

L’importante è selezionare come voce di fatturazione quella specifica per gli acconti da clienti, configurata come spiegato al paragrafo precedente.

Come scontare un importo dato in acconto da una fattura di saldo

É possibile scontare gli importi dati in acconto dalle successive fatture di saldo. Per farlo:

• emettere la fattura di saldo come normale fattura a cliente, inserendo la riga di fatturazione con l”importo totale della fornitura

• premere il bottone Righe acconto per richiamare gli importi dati in acconto

• nella riga corrispondente all’acconto che si vuole utilizzare, compilare il campo Utilizza con la quota di acconto che si vuole scontare dalla fattura e confermare. Si noti che non è necessario inserire qui l’importo totale disponibile, si può inserire un parziale se si intende recuperare altre quote d’acconto in fatture successive.

Suggerimento

Con questo tipo di procedura la fattura emessa a saldo presenta un importo pari all’importo della fornitura scontato dell’acconto già versato.

Se andiamo a vedere i movimenti contabili relativi all’operazione registrata, vediamo che:

• si genera un ricavo pari al totale della fornitura

• il debito verso il cliente che si era generato con la fattura di acconto pareggia in parte tale ricavo

• matura un credito verso il cliente pari alla differenza tra saldo e acconto

• collateralmente matura un debito verso l’erario pari all’iva ancora da versare

Alternativa per gestire l’importo dato in acconto

É possibile che il cliente necessiti di una fattura completa della fornitura, pur avendo già versato un acconto, per esempio per aver accesso a finanziamenti o rimborsi. In questo caso procedere come segue:

• emettere la fattura di saldo come normale fattura a cliente, inserendo la riga di fatturazione con l”importo totale della fornitura

• emettere una nota di credito a partire dalla fattura di saldo appena emessa. In questo modo la nota riporterà i dati della fattura di saldo

• cancellare la riga automaticamente inserita relativa alla fornitura, poichè con la nota di credito si vuole stornare l’acconto e non la riga di fatturazione della fattura di saldo

• premere il bottone Righe acconto per richiamare gli importi dati in acconto e compilare il campo Utilizza con l’intera quota di acconto disponibile

Suggerimento

Con questo tipo di procedura la fattura emessa a saldo presenta un importo pari all’importo totale della fornitura, poichè l’acconto viene stornato con nota di credito.

Se andiamo a vedere i movimenti contabili relativi all’operazione registrata, vediamo che:

• si genera un ricavo pari al totale della fornitura

• matura un credito verso il cliente pari al totale della fornitura (più l’Iva)

• il debito verso il cliente che si era generato con la fattura di acconto va a in riduzione di tale credito

• collateralmente matura un debito verso l’erario pari all’iva ancora da versare

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